In dit artikel(10)
Wat valt onder je administratie?
Je administratie is alles waaruit je rechten en verplichtingen blijken: verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen, bankafschriften van je zakelijke rekening, contracten en opdrachtbevestigingen, je urenregistratie, de kilometeradministratie als je een auto zakelijk gebruikt, en de correspondentie rondom opdrachten. Digitaal bewaren mag, zolang de gegevens leesbaar, controleerbaar en compleet blijven — een scan van een bon volstaat, mits je hem zeven jaar kunt terugvinden.
De bewaartermijn: zeven jaar (soms tien)
De hoofdregel is zeven jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt tien jaar in verband met de btw-herzieningstermijn. Verwijder dus niets uit je boekhoudpakket omdat 'de aangifte al is gedaan' — bij een boekenonderzoek kijkt de Belastingdienst standaard meerdere jaren terug.
Waarom je boekhouding je zelfstandigheid bewijst
Onder de Zelfstandigenwet weegt de Belastingdienst niet alleen het contract, maar de feitelijke praktijk. Je administratie is precies waar die praktijk zichtbaar wordt: het aantal opdrachtgevers per jaar, de spreiding van je omzet, investeringen in apparatuur en opleiding, betaalde verzekeringen, acquisitiekosten en debiteurenrisico dat je zelf draagt. Een zzp'er met één opdrachtgever, geen investeringen en geen enkel debiteurenverlies over drie jaar heeft een zwak ondernemersprofiel — ongeacht wat er in het contract staat.
Zakelijk en privé gescheiden houden
Een aparte zakelijke rekening is niet wettelijk verplicht voor een eenmanszaak, maar in de praktijk onmisbaar. Gemengde rekeningen maken je administratie onnavolgbaar, en bij een controle kost het uitzoekwerk je geloofwaardigheid. Boek privéopnamen als privéonttrekking en houd zakelijke kosten strikt zakelijk: alleen uitgaven met een zakelijk belang zijn aftrekbaar.
Wat je maandelijks en per kwartaal doet
Maandelijks: facturen versturen, bonnen inboeken, bankmutaties koppelen, openstaande posten nabellen. Per kwartaal: btw-aangifte indienen en betalen, en je uren en omzet tegen je jaardoel afzetten. Jaarlijks: winstaangifte inkomstenbelasting, controle op het urencriterium, en een korte check of je ondernemersprofiel — meerdere opdrachtgevers, investeringen, risico — nog stevig genoeg is.
Hoe PROFOYO dit ondersteunt
PROFOYO houdt facturen, uren en contracten in één omgeving bij en koppelt die aan je compliance-passport. Daardoor is dezelfde data die je nodig hebt voor je btw-aangifte ook direct het dossier waarmee je je zelfstandigheid onderbouwt. Je hoeft geen tweede administratie op te bouwen voor het geval de Belastingdienst langskomt.
Minimale zzp-administratie
- 1Alle verkoopfacturen met doorlopende nummering
- 2Inkoopfacturen en bonnen van zakelijke kosten
- 3Bankafschriften van de zakelijke rekening
- 4Contracten, opdrachtbevestigingen en offertes
- 5Urenregistratie per opdracht en per dag
- 6Kilometeradministratie bij zakelijk autogebruik
- 7Alles zeven jaar bewaren, digitaal mag
Voorbeelden
Goed voorbeeld
Vier opdrachtgevers in een jaar, eigen laptop en software afgeschreven, beroepsaansprakelijkheidsverzekering betaald en één oninbare factuur afgeboekt. Dat is een administratie die ondernemerschap laat zien.
Let op
Eén opdrachtgever, alle kosten via de privérekening en geen enkele investering. Fiscaal niet direct fout, maar bij een controle op schijnzelfstandigheid mist het ondernemersbewijs.
Risicovol voorbeeld
Bonnen weggegooid na de aangifte en geen urenregistratie. Bij een boekenonderzoek kan de inspecteur de winst en de zelfstandigenaftrek corrigeren.
Veelgestelde vragen
Verwante begrippen
Bronnen
Laatst bijgewerkt: 8 augustus 2026
In lijn met Belastingdienst richtlijnen. Dit platform biedt compliance-richtlijnen, geen juridisch advies.